5 tips för att skapa ett riktigt bra evenemang

Tommy Brotte har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser. Han driver företaget Interaktiva Möten och är sedan många år ansvarig för kursen Event och mötes­kommunikation på Berghs.

– Jag kan vittna om att det går utmärkt att producera roliga, engagerande och effektiva hybridevenemang. Däremot är det alldeles för många som gravt underskattar utmaningarna med att göra evenemang som på riktigt skapar värde för alla, oavsett om de deltar fysiskt på plats eller på distans.

Här är Tommys 5 tips för att skapa ett riktigt bra evenemang:

1. Definiera din målgrupp

Vilka vänder sig evenemanget till? Och kom ihåg att ”Alla”, inte är en målgrupp.

2. Bestäm syfte och mål

Sätt tydliga och mätbara mål. Vad vill du att deltagarna ska tycka, tänka, känna och göra annorlunda efter evenemanget? Låt detta sedan styra alla val som du kommer att ställas för under hela processen. Allt från budget till val av lokal eller innehåll.

3. Dramaturgi

Använd etablerade kunskaper om dramaturgi. Bygg ditt evenemang som en film eller en konsert. Börja direkt med något som bygger mycket energi. Det kan vara en mäktig film eller en engagerande historia. Sänk energi och kanske tempo i mitten av evenemanget och avsluta med en riktig energitopp. Det kan vara ett brandtal, det kan vara en kort inspirationsföreläsning, det kan vara allsång med Caroline af Ugglas. Det är inte ett panelsamtal.

4. Sortera ditt innehåll i ordningen Varför, vad och hur

Adressera först varför det är så viktigt att ni träffas idag. Vad vill ni åstadkomma och varför är det så viktigt. Oavsett om du ska sälja en produkt eller försöka få med medarbetare på en förändring så behöver ni lägga mycket fokus på varför det är så viktigt. Det är ingen idé att prata om hur bra något är om man inte först förstått varför den eller det behövs. Prata sedan om produkten, strategin eller vad det nu må vara. Först därefter är det dags att adressera hur ni kommer dit.

5. Involvera deltagarna

Se till att ha mycket interaktion av olika slag. Den kan vara både digital och fysisk interaktion eller en kombination. Involvering bör ske minst var femtonde minut. Och tänk på dem just som deltagare, när någon i arrangörsgruppen börjar prata om ”publiken” är ni illa ute.