5 tips för att få engagerade konferensdeltagare

Event och mötes­kommunikation är en disciplin som växer både i Sverige och internationellt. Det är en kommunikationsform som både kan stärka varumärket på lång sikt och öka försäljningen här och nu. Tommy Brotte, kursansvarig på Event och mötes­kommunikation på Berghs, förklarar vart utvecklingen är på väg:

Medskapande som metod

I allt från skolans värld till byggandet av multinationella företags globala varumärken ser vi hur det traditionella sändandet förlorar mark till förmån för metoder som bygger på medskapande. Google låter olika målgrupper göra om deras logotype. Nike skapar spektakulära löpaktiviteter som ger trogna ambassadörer som med glädje och entusiasm hjälper till att bygga varumärket via personliga möten och i sociala medier. Myndigheter och ideella organisationer utvecklar tillsammans lösningar för att möta samhällsproblem. Företag utvecklar nya produkter och tjänster tillsammans med sina kunder i kreativa workshops. I skolan blir det allt vanligare med pedagogik som bygger på fenomen som action based learning, flipped classroom och gamification. Metoder där vi utifrån de olika individernas färdigheter, ofta på ett lustfyllt sätt och utifrån individuella förutsättningar upptäcker och delar ny kunskap snarare än försöker kopiera gammal.

Sakta men säkert börjar även arrangörer av konferenser inse att det idag finns effektiva metoder att lära, påverka, samverka och utveckla. Men fortfarande överskattas ofta värdet av intervjuer och renodlat föreläsande där majoriteten av deltagarna förblir passiva under den absolut största delen av konferensen.  Sinnebilden av hur en utbildning, ett möte eller en konferens går till är hos många så hårt förankrad i den traditionella synen med prästen, läraren, experten eller chefen längst fram på en scen, att det kan vara svårt att vinna gehör för nya och effektivare metoder.

Självklart ska vi på konferenserna fortsätta att föreläsa och inspirera med hjälp av experter, inspiratörer och ledare. Men vi behöver komplettera med verkliga samtal, reflektioner, utforskande och andra former av aktivt medskapande. Annars kan vi knappast säga att det vi håller på med i mötesbranschen är effektivt och ekonomiskt försvarbart.

På konferensmarknaden blir det allt vanligare med mötesappar och andra digitala verktyg som gör det enkelt för deltagarna att interagera och få ut mer av mötet. Men det räcker sällan med teknik. En enkel mentometerövning i sig skapar ofta ganska lite värde. Det finns däremot stora möjligheter att med teknikens hjälp utveckla såväl dramaturgi som pedagogik och mötesformat. Genom att utforska och frikostigt tillämpa denna kombination så får du deltagare som känner sig hörda, sedda och respekterade. Deltagare som förstår, minns och gör mer efter mötet. Kort sagt – genom ökat medskapande, färre sändande punkter i programmet och med förbättrad dramaturgi får du deltagare som går från mötet med mer kunskap och större engagemang.

Tommy Brottes 5 tips för att skapa aktiva och engagerade konferensdeltagare:

1. Använd aldrig ordet publik när du pratar om eller med konferensdeltagare – inte ens i planeringsfasen
2. Använd minst halva programtiden för interaktion
   
3. Variera formerna för interaktion, blanda digitala och analoga mötesformat
4. Boka aldrig en konferenslokal där ni bara får plats i biosittning – engagemanget blir alltid större i dukningar runt bord, i stationer eller andra grupperingar
5. Skapa rörelse. Vi både lär oss mer och presterar bättre när kroppen är i rörelse. Lägg in dialogpromenader, upplevelsetunnlar eller skapa fysiska laboratorier där deltagarna kan utforska eller utveckla olika ämnen.

Vill du lära dig mer om Event- och mötes­kommunikation? Kolla då in Tommy Brottes kurs på Berghs.