Tonalitet - att hitta företagets röst

Vad är tonalitet?

Tonalitet, eller tone of voice som det heter på engelska, är den övergripande känslan eller stämningen som ett företag eller ett varumärke använder i sin kommunikation och förmedlar till sin målgrupp. Det vill säga den röst och den personlighet som ni skapar i all kommunikation.

Varför är tonalitet viktigt?

Tonaliteten ger liv i kommunikationen, hjälper till att bygga relationer med målgruppen och i förlängningen även att bygga ert varumärke. Genom att säkerställa att tonaliteten känns äkta och särskiljer sig från konkurrenterna kommer det att påverka hur ni uppfattas.

De främsta anledningarna till varför ni ska ha en tydlig tonalitet är:

• Skapar igenkänning
• Bygger förtroende och lojalitet
• Ger en känslomässig koppling till varumärket.

Hur bestämmer man sin tonalitet?

Att komma fram till sin tonalitet innebär att skapa en medveten strategi för hur man kommunicerar. Först definierar man sin varumärkesidentitet och målgruppens behov och preferenser.
Efter att ha fastställt tonaliteten är det viktigt att se till att den är konsekvent i olika former av kommunikation. Det innebär att ni skapar riktlinjer och ramar för hur tonaliteten ska användas och att medarbetare engageras för att säkerställa att den används rätt. T ex genom workshops, föreläsningar eller kurser i att bli bättre på att skriva.
Genom att investera tid och resurser i att utveckla och upprätthålla en tydlig tonalitet kan ni bygga en stark identitet som differentierar er från konkurrenterna och tilltalar era kunder.

Exempel på olika tonalitet:

Nedan följer tre exempel på hur man kan kommunicera med sin målgrupp på olika sätt. Å ena sidan formellt och informativt, å andra sidan informellt och personligt. Vilken typ av tonalitet som passar är ju olika beroende på vilka ni är och i vilken kontext budskapet ska användas.

A) Vi har flera nyheter. Vänligen besök vår webbplats för mer information.

B) Kolla in våra nyheter på vår webbplats!

A) Vi vill påminna dig om att din prenumeration förnyas automatiskt nästa månad.

B) Vi ville bara påminna om att din prenumeration förnyas automatiskt nästa månad. Inga bekymmer, du kan avbryta när som helst!

A) Vi vill uppmärksamma dig på en kommande lansering. Förhandsregistrera dig nu för exklusiv tillgång till information och erbjudanden.

B) Guess what? Vi har en ny produkt på gång! Registrera dig nu för att få en sneak peek och exklusiva erbjudanden!

Skapa en tonalitetsguide

En tonalitetsguide är ett bra verktyg för alla som jobbar med företagets kommunikation. Den innehåller riktlinjer för hur ni uttrycker er för att kunna hålla en enhetlig röst i alla kanaler, eller hur tillåtande ni är med olika röster som bygger upp er tonalitet.

En tonalitetsguide kan guida i allt från formell affärskommunikation till lite mer informellt språk i sociala medier och ge alla medarbetare stöd i sin dialog med olika målgrupper. Många lägger guiden kopplat till varumärkesmanual (eller liknande) där man även inkluderar riktlinjer för grafiskt material. Det viktiga är att den finns lättillgänglig för alla.

Vad kan tonalitetsguiden innehålla?

Företaget - Vilka är ni? Definiera er identitet genom att beskriva era kärnvärden, er vision och vad ni står för.

Värderingar - Vad står ni för? Det kan inkludera principer, hållbarhetsmål och andra värderingar som är centrala för er verksamhet och företagskultur.

Målgrupp - Vilka pratar ni med? Beskriv era olika målgrupper. Beskriv deras behov, preferenser och beteenden. En blandning av attityder och värderinar (psykologiska faktorer) och ålder, ort etc (demografisk information).

Värdeord - Vilka ord är extra viktiga för er och ert erbjudande? Här listar ni specifika ord och fraser som representerar era kärnvärden och er varumärkesidentitet.

Vilka ord och formuleringar använder vi inte? Gör tydligt om det finns ord och uttryck som inte är lämpliga för er tonalitet. Det kan inkludera slang, jargong eller negativa termer som inte passar ihop med varumärket eller målgruppens förväntningar.

Från teori till praktik

Nu när du har fått en översikt och kan börja med att samla ditt team och diskutera hur ni vill att er företagsröst ska låta. Skapa sedan en detaljerad tonalitetsguide som inkluderar konkreta exempel och tydliga riktlinjer för både önskvärda och oönskade uttryck.
Engagera era medarbetare kring hur ni ska jobba med tonaliteten för att säkerställa att den efterlevs i olika kanaler. Kom ihåg att regelbundet utvärdera och justera er tonalitet för att se till att den fortsätter att vara relevant och effektiv. Detta kommer kunna hjälpa till att stärka er varumärkesidentitet och förhoppningsvis skapa en djupare relation till er målgrupp.