Säkerhet med Zoomlektioner

Zoom och säkerhet.

Berghs använder Zoom för onlinemöten och lektioner. Nedan finner du en beskrivning hur vi hanterar säkerhetsaspekter med Zoom samt tips hur du kan säkerställa användandet av Zoom. Se till att alltid ha senaste versionen av Zoom installerad innan du startar kursen, det har tillkommit programvara som ökar säkerheten. 

1: Vid anslutning till Zoom första gången

När du första gången ansluter till ett Zoom-möte uppmanas du att ladda ned Zoom-programmet. Det är säkert att ladda ned programmet via denna länk då det är den korrekta versionen, men du kan även ladda ned den i förväg direkt från Zoom.

Om du inte har möjlighet att installera program till dator kan du även ansluta till mötet/lektionen direkt i din webbläsare. Välj då alternativet join from your browser: “If you cannot download or run the application, join from your browser.”. Kvaliteten på videon kan vara något sämre i webbläsaren men du har samma funktionalitet. 

Du kan även ansluta via en mobil enhet, såsom iPhone eller iPad, ladda då först ner Zoom och anslut.

2: Kursmaterial och inlämningar via Canvas

Allt kursmaterial, diskussioner och inlämningsuppgifter sker alltid i Canvas (vår online plattform) och inte i Zoom. Zoom används enbart för live-föreläsningar och gruppdiskussioner. Om lektioner spelas in av läraren och det finns då möjlighet att ta del av lektionen i efterhand och det inspelade materialet görs tillgängligt för deltagarna inne i Canvas.

3: Andra säkerhetsfunktioner 

Lösenord: 

Vi anser att vi inte behöver ha lösenord till våra Zoom-möten på kurs eller heltidsprogrammen. Spridningen av länken är begränsad och lärare har koll på vilka som är i mötet. Att lägga på ett lösenord, som då måste skickas via separata kanaler kan krångla till för deltagare som då kan bli sena, eller försöka nå lärare/koordinatorer under lektionen. 

Om du som lärare skulle råka ut för att någon obehörig dyker upp på ett möte kan du som lärare stänga ute dem under fliken deltagare/participants. Alternativt kan du stänga mötet, skapa ett nytt (själv eller mha av koordinator) och maila ny möteskod till kursdeltagarna. 

Det går självklart att skapa lösenord till möten, ifall någon deltagare skulle kräva det, prata med koordinatorn om hur du vill lösa det, så att alla får informationen. 

Väntrum:

Zoom möten har en väntrumsfunktion där du som lärare kan släppa in genom att godkänna dem. Vi rekommenderar inte att du har väntrum för vanliga lektioner då du som lärare inte alltid har tid att kontrollera väntrummet och så måste avbryta lektionen. Det kan även vara bra att det finns tid för lite småprat med de som dyker upp tidigare. 

Däremot är väntrumsfunktionen mycket praktiskt om du ska ha individuell handledning och prata med en student i taget. Då kan du avsluta möte med en person och sedan släppa in nästa. Till exempel använder vi på Berghs väntrumsfunktionen när vi har antagningsintervjuer för heltidsprogrammen. 

Det är även bra med väntrum om du ska ha ett stort möte med många deltagare. Eller om du vill ha lite tid innan lektionen med en gästföreläsare som du behöver prata med, eller introducera zoom så kan du tillfälligt skapa ett väntrum för deltagarna. 

FAQ - vad kan du som lärare säga om du får frågor från deltagare: 

Det finns deltagare som ibland har frågor kring zoom säkerhet och här är några svar du kan ge till dina deltagare kring vår policy. 

Är Zoom säkert? 

Det har förekommit frågor och kritik kring säkerheten på Zoom, vilket kanske inte är så konstigt med tanke på den explosiva ökningen av användningen de senaste månaderna. Det har skett flera säkerhetsuppdateringar från Zoom så se till att du, och dina deltagare, har den senaste versionen. Det viktigaste sättet att skydda Zoom-mötet från externa personer handlar om hur vi alla hanterar vår personliga information och att vi håller våra datorer och mobiler säkra för intrång och våra lösenord och inloggningsuppgifter säkra. 

Varför Berghs har valt Zoom

Vi anser att Zoom är det bästa digitala mötesverktyget för att undervisa live online. Vi anser att det sätt vi skickar ut länkar till deltagare är säkert, det går via mail eller länk i Canvas (dit bara de som har inloggning kommer in). Lärare och koordinatorer har närvarolistor och vet vilka som är behöriga att ansluta till mötet och de checkar in och ut vid varje lektion. 

Varför har Berghs inte lösenord till Zoomlektioner

Berghs rekommenderar inte att vi har lösenord till våra lektioner då vi anser att vi delar zoomlänken på ett säkert sätt till ett begränsat antal personer. Lärare har närvarolistor och vet vilka som kan vara med i mötet. Lösenord måste skickas i separata mail och det kan bli problem om deltagare inte hittar det och blir sena, eller måste kontakta lärare och koordinatorer för att komma in, vilket resulterar i sen ankomst eller avbrutna lektioner. 

Om företaget har restriktioner

Vissa företag kan vara restriktiva kring användandet av Zoom på grund av deras IT policy, men vi har inte hittat något verktyg som skulle vara säkrare (eller mindre osäkert) med samma funktionalitet. Ett alternativ för att kunna vara med om ditt företag har restriktioner  kan vara att använda en annan enhet (dator eller mobil) och ett externt nätverk (utan brandvägg). 

Är innehållet konfidentiellt? 

Deltagare betalar för att få tillgång till material och för att delta i Berghs kurser. Därför är allt som sker på kursen exklusivt för de deltagarna. Men det är för den skull inte konfidentiellt - föreläsningar och slides delas ibland av lärare och kursdeltagare arbetar tillsammans i grupper. Transparens i diskussioner är ofta ett pedagogiskt verktyg i de flesta av Berghs kurser. Deltagare som delar med sig av erfarenheter i en kurs ansvarar själv för att den informationen kan delas med andra. 

Vad har Zoom ändrat på sista månaden?

Zoom tillkännagav en nittio dagars frysfunktion, dvst företaget flyttade alla sina tekniska resurser för att ”fokusera på våra största förtroende-, säkerhets- och integritetsfrågor”.